Exportación/importación de datos de productos

¿Quién puede usar la exportación/importación de datos de productos?

Esta función está disponible solo para usuarios con rol de Company administrator (administrador de la empresa).

¿Cómo usar la exportación e importación de datos de productos?

Paso 1: Descargue los datos existentes

1. Con la sesión iniciada, use este enlace directo https://app.evocon.com/#/settings/products/dataImport?reportName=ProductExport

2. Haga clic en el botón Download (Descargar) de la primera sección para obtener los datos actuales de los productos en un archivo de Excel.

   • Include deleted data (Incluir datos eliminados) significa incluir en la hoja de cálculo los elementos eliminados anteriormente. Todos los datos que se eliminan en Evocon quedan en un estado llamado “eliminación lógica” (soft deleted): el producto permanece en la base de datos, pero no es visible en la interfaz de usuario. Si la casilla Include deleted data está marcada, los elementos eliminados se mostrarán en el archivo exportado.

   

Paso 2: Edite el archivo de Excel para agregar o editar datos

1. Abra el archivo de Excel descargado y recorra cada pestaña de izquierda a derecha.

2. Product groups (Grupos de productos)

   • Agregar grupos nuevos:

     • Vaya a la pestaña “Product groups”.
     • Deje vacío el campo “Product group ID” (ID del grupo de productos) al agregar grupos nuevos (este se genera automáticamente más adelante).
     • Si tiene una lista de grupos, use la función “UNIQUE” (UNICOS) de Excel para obtener nombres de grupos de productos únicos. Aquí tiene un enlace con una guía sobre cómo usar esta función. Si los nombres de los grupos no son únicos, la importación fallará.
     • Copie o escriba los nombres de los grupos nuevos en la columna “Product group name” (Nombre del grupo de productos) y márquelos como activos ingresando 1 en la columna “Active or deleted item” (Elemento activo o eliminado).

   • Editar nombres de grupos existentes:

     • No modifique el ID del grupo (Group ID). Además, si se elimina, el sistema tratará el registro como nuevo e intentará crear otro grupo con el mismo nombre, lo cual no está permitido.
     • Edite los nombres de los grupos según sea necesario y guarde el archivo.
       • Después de cambiar los nombres de los grupos y cargar el archivo, verá errores en las rutas (porque los productos tenían asociado el nombre de grupo anterior). Esto no requiere ninguna acción y los nombres de los grupos se actualizarán en el siguiente archivo que descargue.

   • No es posible eliminar grupos de productos mediante la importación; esto debe hacerse en la interfaz de usuario de Evocon.

     Más información aquí.

3. Products (Productos)

   • Agregar productos nuevos:

     • Vaya a la pestaña “Products”.

     • Deje vacío el campo “Product ID” (ID del producto); el sistema lo generará automáticamente más adelante.

     • Seleccione el grupo de productos en el menú desplegable de la columna “Product group” (Grupo de productos).

     • Ingrese el código del producto en el campo “Product code” (Código del producto) o, si no usa códigos de producto, simplemente copie el nombre del producto.

     • Ingrese el nombre del producto en la columna “Product name” (Nombre del producto).

     • Ingrese la unidad principal de este producto en la columna “Unit” (Unidad) (máximo 5 caracteres).

       Por ejemplo: pcs, kg, l, t, m.

     • Si también usa una unidad alternativa para este producto, agréguela en la columna “Alternative unit” (Unidad alternativa). Este campo es opcional.

       Por ejemplo: box, set, t.

     • Marque el producto como activo seleccionando 1 en el menú desplegable de la columna “Active or deleted item”.

     • Para agregar productos nuevos a estaciones existentes, continúe con el punto 4 sobre rutas.

   • Editar productos existentes:
     • No modifique el ID del producto (Product ID). Además, si se elimina, el sistema tratará el registro como nuevo e intentará crear otro grupo con el mismo nombre, lo cual no está permitido.
     • Haga los cambios necesarios (en el nombre del producto, la unidad, etc.) y guarde el archivo.
     • Para agregar productos existentes a una estación nueva, continúe con el punto 4 sobre rutas.
   • Eliminar productos:
     • Cambie el valor de “Active or deleted item” de 1 a 0 y guarde el archivo.

4. Routes (Rutas)

   • Agregar rutas nuevas:

     • Cada producto que se vaya a producir en una estación necesita una fila independiente con la configuración de la ruta.
     • Deje vacío “Route ID” (ID de la ruta); estos se generan automáticamente más adelante.
     • Seleccione el código del producto en el menú desplegable de la columna “Product code”.
     • El nombre del producto se completa automáticamente después de seleccionar el código del producto.
     • Seleccione la estación en el menú desplegable de la columna “Station” (Estación).
     • Seleccione la unidad en el menú desplegable de la columna “Cycle time unit” (Unidad del tiempo de ciclo). La palabra “unit” se reemplazará en el sistema por la unidad que seleccione.
     • Ingrese la velocidad ideal de producción de este producto en esta estación en la columna “Ideal production speed” (Velocidad ideal de producción; velocidad objetivo).
       • Debe ser mayor que 0. Use coma o punto para los decimales y no use separadores de miles.
     • Ingrese el tiempo en segundos para el inicio de la parada (cuando el intervalo entre señales se convierte en una parada) en la columna “Production stop” (Parada de producción).
       • Debe ser mayor que 0.
       • Recomendamos usar 180 segundos (3 minutos) si todavía no conoce con exactitud el valor real.
     • Ingrese cuántas unidades se registran por cada señal del sensor en la columna “Quantity per sensor signal” (Cantidad por señal del sensor).
       • Debe ser mayor que 0 y el valor más utilizado es 1.
     • Seleccione la dirección de conversión en el menú desplegable de la columna “Alternative unit conversion” (Conversión de unidad alternativa) (si usa la unidad alternativa para este producto).
       • 0 = De unidad principal a unidad alternativa (1 principal = x alternativa).
       • 1 = De unidad alternativa a unidad principal (1 alternativa = x principal).
     • Establezca el valor de la unidad alternativa en la columna “Alternative unit value” (Valor de la unidad alternativa).
       • Ingrese el valor de conversión entre unidades (p. ej., si ingresó "1" como dirección de conversión e ingresa "6" como valor, entonces 6 unidades principales (como latas) = 1 unidad alternativa (como una caja).

   • Editar rutas existentes:

     • No modifique el ID de la ruta (Route ID). Además, si se elimina, el sistema tratará el registro como nuevo.
     • Haga los cambios necesarios y guarde el archivo.

Paso 3: Cargue el archivo editado

• Después de completar las adiciones o los cambios, guarde el archivo de Excel actualizado.
• Regrese a la página Data Import (Importación de datos) y cargue el archivo para completar la importación.

Consejos para solucionar problemas

• Le recomendamos enfáticamente usar MS Excel para editar el archivo; otros programas pueden generar problemas que no podemos eliminar desde nuestro lado.

• Verifique que todos los campos obligatorios estén diligenciados.

• Use los menús desplegables siempre que sea posible, en lugar de ingresar los valores manualmente; esto reduce la probabilidad de cometer errores.

• No haga cambios en los ID existentes.

• Use nombres y códigos únicos para los grupos y los productos.

• Asegúrese de que los nombres de las estaciones en la pestaña Routes coincidan exactamente con los de la pestaña Stations. La forma más fácil de lograrlo es seleccionar las estaciones en el menú desplegable y no ingresarlas de ninguna otra manera.

• Si se producen errores durante la carga, vuelva a revisar el formato y la coherencia de los datos en el archivo de Excel. También aparece un mensaje de validación adicional como recordatorio:

  

  Error “Cell 'Product code' has incorrect format, change cell format to Text” al importar. Así se soluciona.

• Si no logra identificar la causa de los errores, descargue el archivo que contiene las descripciones de los errores y envíelo a support@evocon.com

  

Descripción de las columnas del archivo de datos de Excel exportado

Pestaña “Stations”

1. Station ID: el identificador único de cada estación.
2. Station name: el nombre de la estación. Asegúrese de que coincida exactamente cuando se haga referencia a él en otras pestañas (como Routes).

Pestaña “Product groups”

1. Product group ID: un identificador único para cada grupo de productos. Déjelo vacío para los registros nuevos; la importación lo generará automáticamente en el sistema.
2. Product group name: el nombre del grupo de productos (obligatorio). Use un nombre único para cada grupo.
3. Active or deleted item: 1 indica estado activo y 0 indica estado eliminado/inactivo (por ejemplo, al mostrar los grupos eliminados).

Pestaña “Products”

1. Product ID: un identificador único para cada producto. Es obligatorio al actualizar un producto existente. Déjelo vacío para los registros nuevos; se generará automáticamente.
2. Product group: lista de grupos de productos a los que se puede agregar el producto.
3. Product code: un código único y obligatorio para cada producto, de hasta 50 caracteres. Este campo es obligatorio y ayuda a identificar el producto. Si no usa códigos de producto, simplemente copie también el nombre del producto en este campo.
4. Product name: el nombre del producto (hasta 200 caracteres, obligatorio).
5. Unit: la unidad de medida principal del producto (p. ej., "pcs" para piezas, hasta 5 caracteres).
6. Alternative unit (optional): una unidad de medida alternativa opcional, si aplica (p. ej., "kg", hasta 5 caracteres).
7. Active or deleted item: use 1 para productos activos y 0 para inactivos/eliminados. El valor 0 equivale a una “eliminación lógica” (soft delete) del producto: el elemento permanece en la base de datos, pero no es visible en la interfaz de usuario.